We hebben allemaal weleens een e-mail verzonden naar iemand, en dan blijkt dat deze in de spamfolder terecht is gekomen. Dit is vervelend, vooral als je belangrijke informatie probeert te versturen. 
Maar hoe kun je ervoor zorgen dat dit niet gebeurt?
Laten we eens kijken naar een aantal stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat jouw e-mail niet in de spamfolder terechtkomt.
Stap 1: Maak gebruik van een professionele e-mailprovider
Er zijn verschillende gratis e-mailproviders beschikbaar, maar als je serieus bezig bent met zakelijk e-mailverkeer, is het aan te raden om een professionele e-mailprovider te gebruiken zoals Office 365 van Microsoft. Dit soort providers bieden betere beveiliging en filters om te voorkomen dat jouw e-mails in de spamfolder terechtkomen.
Stap 2: Vermijd ongewenste woorden
Spamfilters zijn getraind om bepaalde woorden en uitdrukkingen te herkennen die typisch zijn voor spam-e-mails. Het vermijden van deze woorden in jouw e-mails kan helpen om ervoor te zorgen dat ze niet in de spamfolder terechtkomen. Bijvoorbeeld, vermijd woorden als "gratis aanbod" of "snel geld verdienen".
Stap 3: Voeg een afmeldlink toe
In geval van een nieuwsbrief is het belangrijk om de ontvanger de mogelijkheid te bieden om zich af te melden van jouw e-mails. Dit laat zien aan de spamfilter dat jouw e-mails legitiem zijn en vermindert de kans dat ze in de spamfolder terechtkomen.
Stap 4: Voeg een duidelijke onderwerpregel toe
Een duidelijke onderwerpregel is essentieel om de aandacht van de ontvanger te trekken en ervoor te zorgen dat jouw e-mail niet als spam wordt beschouwd. Zorg er ook voor dat de onderwerpregel relevant is voor de inhoud van de e-mail.
Stap 5: Vermijd het overmatig gebruik van opmaak en afbeeldingen
Spamfilters zijn ook getraind om opmaak en afbeeldingen te herkennen die typisch zijn voor spam-e-mails. Het vermijden van overmatig afbeelding gebruik of niet standaard opmaak helpt op ervoor te zorgen dat je e-mails niet in de spam belanden.
Stap 6: Vermijd het gebruik van ALL-CAPS in de onderwerpregel en de e-mail tekst
Het gebruik van alleen maar hoofdletters betekend letterlijk dat je iets "schreeuwt" naar de ontvanger. Dit wordt door spamfilters ook bestempeld als spam waardoor het zeer waarschijnlijk is dat je bericht in de spam terecht komt.
Stap 7: Voeg altijd een handtekening toe aan je e-mail
Dit zorgt voor meer vertrouwen bij de ontvanger en vermindert de kans op spam.
Stap 8: Zorg ervoor dat je e-mail niet te veel opdringerig is
Vermijd het overmatig gebruik van rood en vet, en zorg ervoor dat je e-mail niet te lange zinnen bevat.
Stap 9: Zorg ervoor dat je e-mail niet te veel vergelijkende verkooptaal bevat
Vermijd het gebruik van te veel verkoopjargon, zoals "doe mee en profiteer nu" of "krijg nu dit exclusieve aanbod".
Stap 10: Zorg ervoor dat je e-mail een duidelijke call-to-action bevat
Dit zorgt ervoor dat de ontvanger weet wat hij of zij moet doen en vermindert de kans op spam.
Stap 11: Zorg ervoor dat je altijd opt-in toestemming hebt van de ontvanger
In geval van een mailing zoals een nieuwsbrief, stuur geen e-mails naar mensen die geen toestemming hebben gegeven om e-mails van je te ontvangen.
Naast al de bovengenoemde stappen zijn er ook nog wat technische zaken die je op orde moeten hebben. SPF en DMARC zijn twee technologieën die helpen om e-mail fraude te voorkomen en ervoor zorgen dat jouw e-mail niet in de spam van de ontvanger belandt.
SPF staat voor Sender Policy Framework en is een systeem voor het authenticeren van e-mail verzenders. Het is bedoeld om de ontvanger van e-mails te helpen vaststellen of een specifiek bericht uitgezonden is door een geautoriseerde server. Wanneer een ontvanger een e-mail ontvangt, verifieert hij of de server die het bericht verzond, is geautoriseerd om namens de domeinnaam te verzenden. Dit doet hij door het vergelijken van de verzendende IP-adres met de SPF-regel die voor het domein is gedefinieerd. Als het IP-adres van de verzendende server niet overeenkomt met de SPF-regel, wordt het bericht als spam gemarkeerd.
Je kunt dit eenvoudig zelf testen of dit goed staat voor jouw domeinnaam op: https://mxtoolbox.com/spf.aspx
Vul daar je domeinnaam in en klik op "SPF Record Lookup"
Als de balk groen wordt weergegeven is de opmaak van je SPF record technisch correct. Dit betekend niet automatisch dat ook de juiste servers hier vermeld staan. Je kunt vragen of je IT-dienstverlener dit voor je controleert. Vergeet niet het IP-adres van bijvoorbeeld je website op te nemen anders komen de mailtjes die door formulieren gestuurd worden in de spam terecht.
MARC staat voor Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance. DMARC is een systeem dat ervoor zorgt dat je beter kunt controleren of de e-mails die worden verzonden, daadwerkelijk afkomstig zijn van het domein waardoor ze zijn verzonden. Het is een manier voor domeineigenaren om aan te geven hoe e-mailproviders moeten handelen bij het ontvangen van e-mails van hun domein. Het biedt een beleid dat e-mailproviders kunnen volgen, zodat ze weten wanneer ze een e-mail als spam moeten markeren. Het beleid kan bijvoorbeeld specifiëren dat e-mails die niet voldoen aan bepaalde regels, worden geweigerd.
Door de juiste SPF- en DMARC-regels op te stellen en regelmatig te updaten, kun je er voor zorgen dat jouw e-mails niet als spam worden gemarkeerd en zo jouw bereik verhogen. Het instellen en beheren van SPF en DMARC kan echter een complexe taak zijn, dus het is belangrijk om professionele hulp in te schakelen als je hier niet over de juiste kennis beschikt.
Wij helpen je graag dus neem gerust contact met ons op als je wat hulp kunt gebruiken!
Heb je vragen stel ze gerust hieronder ik beantwoord ze graag!
Welke stap zet jij vandaag? Bekijk ons aanbod.
Zoek je een partner om te overleggen wat voor jou noodzakelijk is? Wij staan voor je klaar.
Hoe kun je ervoor zorgen dat jouw e-mail niet in de spam van de ontvanger beland?