'De cloud omvat het op afroep beschikbaar stellen van computersysteembronnen.’ Dat klinkt technisch heel mooi, maar wat kan je ermee? Meer dan je zou denken. Deze voorbeelden van clouddiensten geven wellicht een betere indruk dan een gortdroge definitie van wat cloud is.
Cloud in de breedste zin bestaat uit meer dan alleen diensten. Kort door de bocht is alles wat je aan IT afneemt dat via internet bij je uitkomt, een vorm van cloud. Voor voorbeelden van clouddiensten kunnen we het beste inzoomen op Software as a Service. Dat zijn toepassingen die je als dienst van een bedrijf afneemt. Wij vinden daarbij zes categorieën het meest sprekend voor de mogelijkheden.
Document- en bestandsbeheer
Document- en bestandsbeheer is een zeer belangrijk onderdeel van de cloud. Voor veel bedrijven is het zelfs een instappunt om serieus over mogelijkheden na te denken. Binnen je organisatie moet je zorg dragen voor back-ups en wil je dat verschillende medewerkers met dezelfde bestanden kunnen werken. Samenwerking werd standaard mogelijk gemaakt door een server of NAS in het bedrijf te plaatsen. Dat resulteerde in ‘netwerkmapjes’ waar (zonder maatregelen) iedereen uiteindelijk het overzicht op verloor.
Daarnaast was back-up voor bedrijven vaak een ‘te-doen’ onderdeel tot het te laat was. Een goede back-up van bestanden staat niet alleen in je eigen bedrijfspand (dan ben je bij brand alsnog je bestanden kwijt). Daarnaast is het belangrijk dat mensen oudere versies van bestanden kunnen terughalen, mocht er op een later tijdstip iets mis gaan. Minstens zo belangrijk: een back-up is pas officieel een back-up als het terughalen van bestanden getest is. Velen kwamen daar pas achter als het te laat was.
Document- en bestandsbeheer via de cloud lost de meeste problemen rondom back-up en bestandsbeheer op. Je bestanden staan op een andere locatie. Beheermodules zorgen dat je overzicht houdt. En – als bonus – kunnen mensen ook buiten het kantoor bij de bestanden. Dankzij beveiliging alleen diegenen die daar ook recht op hebben. Achter de schermen reken je gelijk af met onderhoud en het risico op defecte netwerkapparatuur. Dat maakt deze diensten heel populair bij bedrijven.
Voorbeelden: Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive
Kantoorsoftware
Tekst, spreadsheets en presentaties, geen bedrijf kan zonder kantoorsoftware. De meeste van ons zullen het al snel over Word, Excel en PowerPoint hebben, wat automatisch aangeeft welke kantoorsoftware als ‘de standaard’ geldt: Microsoft Office. Maar wie kocht er vroeger bij iedere nieuwe versie van Office licenties voor het hele kantoor? We zullen voorzichtig gokken dat dit ‘niet iedereen’ was.
Het gevolg van uit elkaar lopende Officeversies leek mee te vallen, maar leverde van tijd tot tijd problemen op. Documenten die niet lekker open gingen en functies die niet iedereen ter beschikking had. In 2011 lanceerde Microsoft Office 365 als clouddienst. Bedrijven hoeven niet langer een softwarepakket aan te schaffen, maar krijgen tegen maandelijkse abonnementskosten altijd toegang tot de laatste versie (en allerlei extra’s). Tegenwoordig gaat Office 365 door het leven als Microsoft 365.
Andere aanbieders konden natuurlijk niet achterblijven. Google Workspace, voorheen de G Suite, is een online kantoorsuite met extra’s van Google. Wie nog meer alternatieven zoekt kan kiezen uit Apache Open Office, WPS Office, Dropbox Paper, FreeOffice, LibreOffice en ga zo maar door. Als je een internetverbinding hebt, kun je kantoorsoftware in de cloud draaien.
Voorbeelden: Microsoft 365, Google Workspace, Apache Open Office
ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) ondersteunt alle processen die nodig zijn om een bedrijf te laten werken. Van financiële administratie tot aan het beheer van voorraden en de aansturing van de productielijnen. Deze software was vroeger kostbaar en vroeg bijna altijd om maatwerk. Alleen zo kon de aansturing goed aansluiten op de specifieke wensen en eisen van ondernemingen.
Dankzij de cloud is daar verandering in gekomen. Aanbieders hebben flinke delen van de oplossing overgebracht naar de cloud en voorzien van standaardindelingen die goed aansluiten bij de processen van bedrijven. Met bijzondere toevoegingen zijn bedrijfsspecifieke aanpassingen te maken zonder de onderliggende software te veranderen.
Deze overstap naar de cloud maakt het relatief eenvoudiger om een ERP-systeem in een bedrijf te implementeren. Dat scheelt in de kosten en tijd die nodig zijn om dit proces uit te voeren. Daarnaast zijn cloudgebaseerde ERP-systemen veel beter in staat om onderling te praten wat samenwerking binnen de keten vereenvoudigt.
Voorbeelden: Dynamics 365 Business Central, SAP S4/HANA
CRM
Naast ERP biedt CRM (Customer Relationship Management) bedrijven zeer interessante mogelijkheden. Waar ERP zakelijke processen helpt aansturen, richt CRM zich op relatiebeheer. Binnen dit systeem leg je vast wie je klanten en partners zijn, welke mensen daar werken en wat je met ze bespreekt.
In CRM kun je alle gesprekken en afspraken die je met een klant hebt vastleggen. Bij nieuw contact zien jouw mensen direct wat er bij die klant speelt. Je kunt het systeem ook inzetten om acquisitie te ondersteunen of om het contact met leveranciers te verbeteren. Je kunt er zelfs klant- of cliëntdossiers meer gaan beheren. Kort door de bocht: als mensen, organisaties en berichten aan elkaar gekoppeld moeten worden, is CRM het beste hulpmiddel.
Tot voor kort kozen kleinere organisaties vaak eerst voor CRM als ze vooral veel met klanten bezig waren (zakelijke dienstverlening) en voor ERP als producten centraal stonden (maakindustrie en groothandel). Bij groei werd dan moeizaam een CRM aan een ERP gekoppeld of andersom. Tegenwoordig komt CRM gewoon uit de cloud en is het al geïntegreerd met ERP of kan het makkelijk gekoppeld worden.
Voorbeelden: Dynamics 365 Business Central, Salesforce, Hubspot CRM
Sociale Media
Velen zien sociale media vooral als de apps die leven op de telefoon. Anderen zullen eerder denken aan beheer via tablet of laptop. In werkelijkheid zijn sociale media mooie voorbeelden van clouddiensten. Ze ontsnappen makkelijk aan de aandacht omdat ze (meestal) gratis toegankelijk zijn voor eindgebruikers.
Aan de gebruikskant zijn sociale media praatplatformen waarop je je laatste hersenspinsels, mooiste afbeelding of video van de dag kunt delen. Zakelijk worden sociale media vaak ingezet om samen te werken. Of je nu even een appje stuurt om te laten weten dat je onderweg bent, of een bestandje vraagt dat je direct nodig hebt. Dat zijn stuk voor stuk kleinschalige zakelijke voorbeelden van sociale media.
Aan de beheerkant kun je zakelijk heel wat interessante informatie kopen bij de verschillende giganten. Denk bijvoorbeeld aan een lijst met namen van mogelijke medewerkers om te werven. Of aan een overzicht van potentiële klanten die binnen jouw doelgroep vallen. Andersom kun je kanalen gebruiken om mogelijke klanten direct aan te spreken. Hoe je het ook wendt of keert, je maakt gebruik van een clouddienst.
Voorbeelden: LinkedIn, WhatsApp, Twitter
Videobellen
Zonder videobellen hadden we de pandemie toch heel anders meegemaakt. Even een gesprek via de webcam is tegenwoordig niet meer weg te denken uit de zakelijke communicatieopties. Er zijn ongetwijfeld nog een paar antieke mogelijkheden om zonder cloud een videocall te draaien, maar de meeste mensen kiezen gewoon een online dienst. Dat is wel zo makkelijk.
Voorbeelden: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
Streamingdiensten
We noemen ze als laatsten, maar het zijn niet de minsten. Streamingdiensten vallen vol binnen de noemer cloud. Je zou ze met een beetje fantasie onder document- en bestandsbeheer kunnen schikken. Door via internet een abonnement af te sluiten hoef je op jouw apparaat geen audio- of videobestanden meer op te slaan. In plaats daarvan speelt jouw streamingdienst het gevraagde bestand via je internetverbinding voor je af. Jij hebt minder opslag nodig, zij ontvangen een maandbedrag en internetpiraterij is niet noodzakelijk om aan deze bestanden te komen.
Voorbeelden: Netflix, Amazon Prime, Disney+
Voorbeelden van clouddiensten