Een eerlijke uitleg over wat een werkplek in de cloud kost
M-IT Services is de enige in Nederland die migraties voor een fixed price aanbiedt.
Geschreven door Marcel Martensop 18-08-2020Laatst bijgewerkt op 26-09-2024
Wat kost een werkplek in de cloud? Deze vraag houdt veel ondernemers bezig, net zoals de vraag wat een auto of huis kost. De kosten kunnen namelijk sterk variëren, afhankelijk van je behoeften, wensen en de opties die je kiest. In dit artikel zal ik mijn best doen om uit te leggen wat er allemaal komt kijken bij een cloud werkplek.
Als voorbeeld neem ik het kopen van een nieuwe auto. Een Ford Focus begint bij € 24.550 voor een standaard model. Deze kan al snel meer dan € 30.000 kosten als de koper opties kiest zoals een snellere motor, lederen bekleding, sport uitvoering, andere velgen, speciale lak, adaptive cruise control, lane-assist, etc.
Als we dan meenemen dat de meeste Nederlanders hun auto binnen vijf jaar verkoopt of weer inruilt, waarom kiezen zoveel mensen dan toch voor al die upgrades?
Het antwoord is simpel: omdat de meeste mensen direct willen krijgen wat ze willen zodat ze later geen spijt krijgen.
Daarbij rijden de meeste Nederlanders 30 minuten of langer per dag in hun auto. Ze willen dat hun auto hen comfort, kwaliteit, veiligheid en gebruikersgemak biedt.
Dezelfde principes zijn ook van toepassing op de meeste bedrijven die werken in de cloud overwegen.
Je zult deze oplossing elke dag gebruiken. Het is van cruciaal belang dat je direct de juiste cloud-oplossing kiest, met de juiste opties om maximaal gebruikersgemak, werkplezier en veiligheid te garanderen met minimaal onderhoud.
Dat is dan ook de reden dat de meeste ondernemers ervoor kiezen om een pakket te nemen dat hen op de lange termijn het meeste gebruikersgemak geeft.
Wist je dat bedrijven gemiddeld 7 tot 10 jaar bij dezelfde IT-dienstverlener blijven. Dit is belangrijk om in je achterhoofd te houden want overstappen naar een andere IT-leverancier is als wisselen van je Bank of Accountant. Dat doe je niet zomaar.
Dat zijn stressvolle en ingrijpende veranderingen voor een bedrijf.
Helaas kijken sommige ondernemers alleen maar naar de maandelijkse kosten van een werkplek in de cloud. Met als doel de goedkoopste leverancier te vinden, waardoor ze gebruikersgemak, kwaliteit, beschikbaarheid en veiligheid opofferen, wat onvermijdelijk tot spijt leidt. Vooral gezien het feit dat in tegenstelling tot een auto, een cloud-oplossing niet kan worden ingeruild als iemand ontevreden of teleurgesteld is. Ook overstappen naar een andere oplossing is niet eenvoudig en neemt de nodige kosten en frustraties met zich mee, daarnaast is het stressvol voor de gebruikers. We houden nu eenmaal niet zo van verandering.
Hier een opsomming van de meest voorkomende “add-ons” die worden afgenomen bij een werkplek in de cloud:
Back-up Online voor dagelijkse, automatische off-site back-ups; (Microsoft en andere maken geen back-up voor je)
Dockingstation om eenvoudig met een kabel alles te verbinden, denk aan 2 schermen, toetsenbord, muis, webcam, etc.;
Antivirus bescherming voor werkplekken en eventuele servers;
Nieuwe hardware; (Sinds de corona meestal een laptop)
Hoge kwaliteit headset met Noice cancelling;
Upgrade naar Windows 11 Professional;
Anti Phishing en Anti Spam oplossing;
Tweestapsverificatie;
Cloud bescherming;
Full Disk Encryptie;
All-in support.
Zoals je kunt zien zijn er nogal wat opties beschikbaar. Wanneer iemand een voorstel (offerte) van ons ontvangt, leggen we de ondernemer grondig uit en informeren over de belangrijkheid van bepaalde opties. Sinds 2023 verkopen wij bijvoorbeeld geen cloud-oplossingen meer zonder daarbij ook Back-up & beveiligingssoftware te leveren. Dat is namelijk de enige manier waarop wij de veiligheid kunnen waarborgen. We willen graag weten waar je nu tegenaan loopt, de processen in een bedrijf begrijpen, zodat we een oplossing kunnen aanbieden welke ervoor zorgt dat jouw “probleem” of uitdaging opgelost wordt.
Hoeveel kost een werkplek in de cloud?
De gemiddelde prijs voor een werkplek in de cloud bedraagt € 30,00 - € 150,00 per gebruiker per maand inclusief installatie, migratie en onderhoud. Dat vergeleken met een eigen server-omgeving in huis. Die kost al snel € 75.000,00 - € 100.000,00 en is geschikt tot 50 gebruikers. In dat geval betaal je voor de eigen oplossing € 125,00 - € 200,00 per maand.
Hierin zijn de laptops meegenomen voor een eerlijk vergelijk waarbij we ervan uitgaan dat deze elke drie jaar vervangen worden.
De IT kosten voor 5 jaar - gebaseerd op 10 gebruikers:
De IT kosten voor 5 jaar*
Brons Pakket
Zilver Pakket
Goud Pakket (goedkoopste)
Eigen Server(s)
Server hardware
-
-
-
€ 10.850,00
Laptops + 3 jaar garantie + installatie
€ 27.981,42
€ 27.981,42
€ 27.981,42
Support contracten
-
-
-
€ 3.500,00
Energiekosten
-
-
-
€ 3.175,00 (5 x € 635)
Software
-
-
-
€ 5.160,00
Microsoft 365 Business Standard Office-pakket + 50GB Mailbox
-
-
-
€ 8.424,00 ((€14,40 x 10) x 12) x 5
Systeembeheer
-
-
-
€ 6.000,00 (€50x2) x 12 x 5
Back-up
-
-
-
€ 10.350,00 (5 x € 2.070)
Security software
-
-
-
€ 3.931,20
Setup & Inrichting
€ 4.380,00
€ 4.380,00
€ 4.380,00
€ 6.277,60 ((30*89,68)+((10*4)*89,68))
Consultancy
€ 1.250,00
€ 1.250,00
€ 1.250,00
€ 1.250,00
Altijd Veilig in Bedrijf Pakket
€ 25.500,00
€ 43.500,00
€ 61.500,00
-
Helpdesk / Support 15 minuten per gebruiker per maand
€ 13.452,00 (10*0,25h*89,68)*60
-
-
€ 13.452,00 (10*0,25h*89,68)*60
Totaal
€ 72.563,42
€ 77.111,42
€ 67.130,00
€ 97.959,47
* Prijzen zijn bijgewerkt in juli 2024
Hoe de implementatie van je IT-omgeving effect heeft op de kosten
Wanneer iemand ons vraagt wat een werkplek in de Cloud kost is het belangrijk om te vermelden wat de installatie, de overstap en daarna ondersteuning kost. Hiermee bedoel ik dat we als bedrijf drie verschillende pakketten hebben die we onze klanten aanbieden.
In tegenstelling tot de meeste IT-bedrijven, kunnen ze kiezen voor:
de licenties en ondersteuning op basis van nacalculatie;
de licenties inclusief ondersteuning (all-in );
de licenties, ondersteuning (all-in) en een leaselaptop.
Deze flexibiliteit leidt tot minder stress en kostenbesparing voor de klant. Waarbij ze echt het vertrouwen hebben dat ze hun IT goed geregeld hebben. Slaapt wel zo lekker als je weet dat je IT-omgeving goed beveiligd is, er dagelijks automatisch een back-up gemaakt wordt en er niet zomaar iemand bij je gegevens kan.
Iedere klant doorloopt het onboardingproces. Dit hebben wij opgesplitst in twee delen:
Eenmalige opstart/setupkosten per klant € 1.360,00;
Eenmalige migratiekosten per gebruiker € 340,00;
Gemiddeld besteden we 16 uur aan de eenmalige opstart/setup kosten per klant.
Ons uurtarief was destijds € 85,00 per uur (16 x 85 = 1.360 Euro). Dit is een fixed-fee zodat de klant nooit onverwachte kosten heeft. Het risico ligt dan ook volledig bij ons. (het uurtarief is inmiddels € 89,68)
Hiervoor voeren we onder andere deze werkzaamheden uit:
We voeren een complete inventarisatie uit van alle apparaten die gebruikt worden. Denk aan PC's, Laptops, Tablets, telefoons, servers, printers, scanners, machines etc.;
We gaan met de klant in gesprek over hoe de inrichting moet worden en met welke tools ze allemaal gaan werken;
Als er uit de inventarisatie zaken naar boven komen die niet samenwerken met ons pakket gaat we daarover in gesprek. Soms kan er geupgrade worden, wellicht dient verouderde hardware vervangen te worden;
Daarna gaan wij de nieuwe IT-infrastructuur bouwen. Dit doen we op de achtergrond zodat de klant gewoon door kan blijven werken;
We gaan in gesprek over de waarde van de gegevens zodat we de back-up goed in kunnen regelen. Je mag de volgende vraag alvast proberen te beantwoorden: "Hoelang kun je met je bedrijf vooruit totdat je een achterstand op loopt die je niet meer in kunt halen?" Als je die tijd hebt (uren, dagen, weken…) dan heb je de maximale hersteltijd te pakken. Daar richten we de back-ups op in zodat je bedrijfsvoering niet in gevaar komt bij een incident;
We stellen een autorisatie-matrix voor de klant op waarin precies staat wie waar toegang tot heeft en richten het vervolgens in;
We richten de beschermende schil in waarmee we de gegevens van je bedrijf beschermen;
We spreken een migratiemoment af waarop wij alles overzetten. Dit gebeurt vaak in de avonduren of in een weekend;
De dag erna zijn we bij de klant op locatie om alle gebruikers over te zetten naar "de nieuwe manier van werken" en we gaan pas naar huis als alles klaar is.
Zo kan de ondernemer en onderneming zich weer focussen op bedrijfsgroei.
De laatste twee stappen hierboven vallen onder de eenmalige migratie kosten.
Hiervoor hebben wij gemiddeld 4 uur per gebruiker nodig voor:
het overzetten van alle documenten, e-mailboxen, browser instellingen etc.;
het inrichten van een nieuw, cloud, gebruikersprofiel;
het instellen van tweestapsauthenticatie (2FA/MFA) met de gebruiker;
het instellen van Full Disk Encryptie en het wachtwoord daarvoor;
het instellen van de printers, e-mail handtekening en andere zaken zodat de gebruiker gelijk aan de slag kan;
Ook hier ligt het risico volledig bij ons wat ook dit is een fixed-fee per gebruiker. 4 x 85 = 340 Euro per gebruiker. We berekenen ook geen overwerktoeslagen als we een migratie 's-avonds of in het weekend uitvoeren.
Vaak hebben we een aanbieding waarbij we de eenmalige opstart/setupkosten voor € 980,00 aanbieden. Bekijk hiervoor onze Altijd Veilig in Bedrijf pakketten.
De Altijd Veilig in Bedrijf pakketten
Brons
€42.50
/ gebruiker per maand
Inbegrepen:
Microsoft 365 Business Standard
Back-up Online 365 Mailbox
Back-up Online 365 Data
DUO MFA
ESET Protect Complete
Onderhoud & Support
Opstart en Migratie:
Eenmalige kosten € 1360,-€ 980,-
Eenmalige migratiekosten € 340,-
Zilver
€72.50
/ gebruiker per maand
Inbegrepen:
Microsoft 365 Business Standard
Back-up Online 365 Mailbox
Back-up Online 365 Data
DUO MFA
ESET Protect Complete
Onderhoud & Support
Opstart en Migratie:
Eenmalige kosten € 1360,-€ 980,-
Eenmalige migratiekosten € 340,-
Goud
€102.50
/ gebruiker per maand
Inbegrepen:
Microsoft 365 Business Standard
Back-up Online 365 Mailbox
Back-up Online 365 Data
DUO MFA
ESET Protect Complete
Onderhoud & Support
HP Elitebook 650 (lease)
Opstart en Migratie:
Eenmalige kosten € 1360,-€ 980,-
Eenmalige migratiekosten € 340,-
Veel bedrijven doen liever zaken met één partij als het op IT aankomt. Wij van M-IT Services zijn het enige bedrijf dat migraties voor een vast bedrag aanbiedt. Onze "Altijd Veilig in Bedrijf" pakketten zijn een van de weinige die een echte gebruiksklare en complete cloud werkplek aanbieden waarbij de klant nagenoeg niets zelf hoeft te doen. Wij regelen de implementatie en overstap op de achtergrond zodat men gewoon door kan blijven werken.
Het Zilver en Goud pakket bevat ook "all you can eat" ondersteuning. Geen verassingen meer, je weet precies wat de kosten zijn per gebruiker. De meeste klanten kiezen voor Goud of een combinatie met Zilver als ze nog relatief nieuwe laptops hebben.
De meeste bedrijven besteden gemiddeld € 125,00 - € 250,00 per gebruiker per maand voor een all-in contract. Dat maakt dat onze pakketten van € 42,50 - € 102,50 qua prijsstelling beduidend goedkoper zijn.
Wil je zien wat de kosten voor jouw bedrijf zijn voor een werkplek in de cloud? Vraag een offerte aan en ontvang een vrijblijvend voorstel!
Hoe verhoudt een cloud-pakket, zoals het Altijd Veilig in Bedrijf pakket, zich ten opzichte van een standaard cloud-oplossing van Microsoft of Google?
Zoals je waarschijnlijk kunt zien variëren de prijzen nogal wat en dat moet ook. Iedereen heeft verschillende voorkeuren, doelen en budgetten wanneer het aankomt op het inrichten van je IT-omgeving. Wat betreft de prijsvergelijking van onze cloud-pakketten met andere soorten pakketten, zou men het volgende kunnen verwachten:
Microsoft 365 Business Standard
om voor de hand liggende redenen kost een cloud-oplossing als Microsoft 365 Business Standard aanvankelijk € 14,04 per gebruiker per maand (bij maandelijkse commitment) of € 11,70 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement.
Waarom heeft M-IT Services gekozen om enkel licenties met maandelijkse commitment aan te bieden?
Er zijn nou eenmaal personele wisselingen bij bedrijven. Stel je voor het bedrijf heeft momenteel 10 medewerkers. Het plan is door te groeien naar 25 en dan 50 medewerkers.
Dat gaat niet zonder slag of stoot. De licenties zijn per gebruiker. Dus op het moment dat iemand het bedrijf verlaat wordt deze opgezegd. Als er vervanging is aangenomen wordt er weer een toegevoegd. Als je met jaarlicenties werkt betaal je dus ook voor de maanden dat er niemand gebruik van maakt.
Wij hebben gekozen voor flexibiliteit. Daarmee zijn de licenties altijd een-op-een gekoppeld met het personeel.
Nu hoor ik je al denken, ja maar Marcel, dan kan ik toch voor de basis jaarlicenties nemen en voor de overige maandlicenties. Dat zou kunnen maar dan wegen de administratieve lasten niet meer op tegen de financiële voordelen. Dit is namelijk onbeheersbaar voor de vele honderden klanten en hun gebruikers.
Wat kost een Microsoft 365 installatie/implementatie & migratie?
De implementatie-kosten bedragen, afhankelijk van de omvang, het aantal bedrijfs-toepassingen en gebruikers zo’n € 750 – € 5.000. Dit komt omdat Microsoft rechtstreeks alléén doe-het-zelf pakketten aan eindgebruikers levert. Microsoft vertrouwt op haar resellers welke de implementatie verzorgen voor de eindgebruiker. Datzelfde geldt ook voor het overzetten van alle bedrijfsdocumenten en mailboxen. De gemiddelde kosten voor het overzetten van deze data bedragen € 280 – € 1.100 per gebruiker, afhankelijk van de hoeveelheid data, servers en softwarepakketten de klant gebruikt.
Eenvoudig gezegd is een Microsoft 365 omgeving alleen niet voldoende. Hoewel de initiële kosten normaal gesproken lager zijn dan van een totaal pakket, zijn de kosten op lange termijn vaak veel hoger. Met een gemiddelde behoefte aan support welke € 30,00 tot € 70,00 per gebruiker per maand kost, niet te vergeten de kosten voor het zelf regelen van een gedegen back-up oplossing plus het beschermen van je werkplekken tegen virussen, ransomware en andere vormen van cybercriminaliteit… ( € 15,00 – € 30,00 per gebruiker per maand ) kun je het prijsverschil gemakkelijk binnen 3 jaar na de implementatie van het cloud-pakket goedmaken.
Dit speelt niet eens een rol bij de gebruiksvriendelijkheid van een pakket voor een potentiële koper van een cloud-oplossing (opnieuw vanwege het gebruiksgemak, de totaaloplossing en precies weten waar je aan toe bent), evenals het elimineren van de frustraties bij jou en je medewerkers.
De werkplek kosten in de Cloud - Wat is Inbegrepen?
Net als bij het kiezen van een auto of een huis, is het belangrijk om te begrijpen wat je precies krijgt voor de prijs. Met onze pakketten krijg je niet alleen de basisfunctionaliteiten, maar ook de beveiliging, ondersteuning en extra's die ervoor zorgen dat je overal veilig kunt werken.
Waarom kiezen voor een cloud werkplek?
Net als bij een auto wil je dagelijks genieten van je investering zonder zorgen. De Altijd Veilig in Bedrijf pakketten bieden je die zekerheid. Je hebt geen spijt achteraf, want alles wat je nodig hebt, is inbegrepen.
Conclusie: Wat kost een cloud werkplek per gebruiker?
Een werkplek in de cloud is een investering, maar één die zich terugbetaalt in gemak, beveiliging en flexibiliteit.
Hoeveel productiever zouden je mensen zijn als ze een systeem hebben wat gewoon altijd werkt?
Hoeveel productiever zou je hele business zijn als alle IT-issues verleden tijd zijn?
Hoeveel meer tijd zou jij hebben voor de dingen die voor jou belangrijk zijn?
Onze pakketten zijn ontworpen om aan verschillende behoeften en budgetten te voldoen. Zo weet je precies wat je krijgt en kun je de juiste keuze maken.
Een eerlijke uitleg over wat een werkplek in de cloud kost